Jeszcze kilka lat temu wszystko było prostsze. Kilku pracowników, parę zleceń, jeden samochód dostawczy i telefon, który dzwonił od rana do wieczora. Dzisiaj masz kilkanaście milionów złotych obrotu, spółkę z o.o., kilkunastu pracowników i coraz większe kontrakty. Tylko jakoś dziwnie nie przybyło Ci czasu ani spokoju.
Wyobraźmy sobie Marka. Właściciela firmy elektroinstalacyjnej.
Zaczynał od niewielkich instalacji. Dzisiaj realizuje kilka dużych kontraktów jednocześnie: instalacje w halach produkcyjnych, obiektach komercyjnych, budowę stacji transformatorowej.
Ma świetnych fachowców, solidną reputację i zlecenia na wiele miesięcy do przodu.
Teoretycznie – sukces.
W praktyce Marek pracuje po 12-14 godzin dziennie. Telefon nie przestaje dzwonić. Jeden kierownik potrzebuje dodatkowych ludzi, na drugiej budowie zabrakło materiałów, trzeci inwestor przesuwa termin odbioru.
Do tego ceny komponentów. Oferta była kalkulowana cztery miesiące temu, a dzisiaj część materiałów kosztuje już więcej. Czy kontrakt nadal zarabia? Marek ma nadzieję, że tak.
Nadzieja to jednak dość ryzykowna metoda zarządzania rentownością.
Księgowa mówi, że jest dobrze. Konto mówi coś innego.
Marek korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. I bardzo sobie tę współpracę ceni.
Księgowa pilnuje podatków, terminów i dokumentów. Co miesiąc przygotowuje również wyniki finansowe spółki.
Ostatnio nawet go pochwaliła.
• Panie Marku, trzeci miesiąc z rzędu mamy całkiem ładny zysk.
Świetnie.
Tylko dlaczego kilka dni później ta sama księgowa sugeruje uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym, bo zaczyna brakować gotówki na wypłaty i dostawców?
Jak to możliwe, że firma zarabia, a pieniędzy nie ma?
Marek patrzy na zestawienie przychodów, kosztów i wyniku. Liczby zapewne się zgadzają. Tylko niewiele mu mówią o tym, co wydarzy się w przyszłym tygodniu.
Przecież faktura wystawiona klientowi nie oznacza jeszcze pieniędzy na koncie. Materiały i wynagrodzenia trzeba często opłacić wcześniej, niż inwestor zapłaci za zakończony etap prac.
To nie jest błąd księgowości.
Księgowość pokazuje, jaki wynik osiągnęła firma. Marek potrzebuje jeszcze wiedzieć, skąd ten wynik się wziął, kiedy zamieni się w gotówkę i co powinien zrobić dalej.
To dwa różne pytania.
Może zatrudnić dyrektora finansowego?
Ta myśl wraca regularnie.
Kogoś, kto uporządkuje liczby. Sprawdzi rentowność kontraktów. Powie, na co można sobie pozwolić, a gdzie trzeba uważać.
Ale pojawiają się kolejne pytania.
Ile taka osoba będzie kosztować? Czy zrozumie specyfikę branży? Czy będzie potrafiła rozmawiać z kierownikami budów? Czy Marek będzie miał do niej zaufanie?
Przecież sam budował tę firmę przez kilkanaście lat. Trudno oddać komuś dostęp do wszystkich jej tajemnic.
A może problem jest jeszcze gdzie indziej?
Może Marek nie potrzebuje od razu nowego stanowiska.
Może najpierw potrzebuje lepszego sposobu wykorzystania informacji, które już posiada.
A gdyby firma mogła opowiedzieć Ci swoją historię?
Wyobraźmy sobie inne rozwiązanie.
Informacje z księgowości zostają połączone z danymi o kontraktach: budżetami, zakupionymi materiałami, wykonanymi pracami, czasem pracy ludzi, fakturami i planowanymi płatnościami.
Powstaje spójny obraz tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie.
Co ważniejsze, system poznaje również sposób działania firmy Marka. Rozumie, czym różni się kontrakt rozliczany etapami od małego zlecenia serwisowego. Uwzględnia sposób przypisywania kosztów, terminy płatności i specyfikę działalności.
Nie jest to po prostu kolejna tabela.
Marek może zapytać zwykłym językiem:
„Na których kontraktach zarabiamy najwięcej?”
„Dlaczego przy dobrym wyniku finansowym zaczyna brakować nam gotówki?”
„Na których budowach koszty rosną szybciej, niż zakładaliśmy?”
„Jeśli podpiszę nowy kontrakt na 2 miliony złotych, czy będę miał pieniądze na materiały, wynagrodzenia i pozostałe zlecenia?”
System pomaga znaleźć odpowiedzi w danych, pokazuje założenia i wskazuje kwestie wymagające sprawdzenia.
Oczywiście nie czaruje.
Jeżeli nie ma informacji o rzeczywistym czasie pracy na poszczególnych budowach, nie wymyśla kosztów. Jeżeli przyszłe wpływy od inwestorów są niepewne, powinien to wyraźnie pokazać.
Dzięki temu Marek może podejmować decyzje na podstawie bardziej uporządkowanej wiedzy, a nie wyłącznie intuicji i doświadczenia.
Nowy kontrakt. Brać czy nie brać?
Pewnego dnia pojawia się interesująca propozycja.
Duży inwestor. Dobra cena. Prestiżowa realizacja.
Jeszcze niedawno Marek zapewne podjąłby decyzję, patrząc na przewidywaną marżę i licząc, że z terminami płatności jakoś sobie poradzi.
Teraz może porównać kilka scenariuszy.
Co się stanie, jeżeli materiały podrożeją o 8%? Co, jeśli inwestor opóźni płatność o miesiąc? Ilu ludzi trzeba będzie przesunąć z innych budów? Jak to wpłynie na wynik firmy i stan konta w kolejnych tygodniach?
Nie dostanie jednej, magicznie poprawnej odpowiedzi.
Dostanie coś znacznie cenniejszego: możliwość zrozumienia konsekwencji swojej decyzji, zanim ją podejmie.
A odpowiedzialność nadal pozostaje po jego stronie.
Technologia nie zastąpi przedsiębiorcy. I bardzo dobrze.
Przez lata dostęp do takich analiz wymagał rozbudowanego działu finansowego, specjalistycznego oprogramowania lub wielu godzin pracy w Excelu.
Dzisiaj można zrobić znacznie więcej, łącząc istniejące systemy, wiedzę o firmie, zasady controllingu i możliwości sztucznej inteligencji.
Właśnie z takiego myślenia powstał Claritwin – system inteligencji biznesowej wspierający decyzje managerskie.
Nie po to, żeby przedsiębiorcy mieli więcej raportów.
Po to, żeby lepiej rozumieli, na czym zarabiają, dlaczego czasami brakuje im gotówki, które problemy wymagają uwagi i jakie mogą być skutki planowanych działań.
Claritwin nie zastępuje księgowej, dyrektora finansowego ani doświadczenia właściciela. Uzupełnia ich pracę, łącząc informacje i pomagając je interpretować. Zakres możliwości zależy od danych i uzgodnionego wdrożenia.
Nie obiecujemy też, że Marek zacznie dzięki temu pracować osiem godzin dziennie.
Ale jest szansa, że przynajmniej część tych godzin przestanie poświęcać na szukanie odpowiedzi, które jego firma powinna już znać.
Bo największym problemem rosnącej firmy nie zawsze jest brak informacji. Czasami jest nim brak czasu, żeby zrozumieć, co te informacje naprawdę znaczą.
Historia Marka jest fikcyjna i ilustruje wyzwania firm realizujących kontrakty. Nie opisuje konkretnego wdrożenia ani gwarantowanych efektów Claritwin.
A jak to wygląda w Twojej firmie?
Jeśli znasz sytuację, w której wynik księgowy wygląda dobrze, a codzienne zarządzanie staje się coraz trudniejsze, porozmawiajmy.